Hábito Tres: Primero, haz lo primero

Tómate unos minutos y escribe la respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Qué actividad podrías comenzar a hacer (que no estés haciendo actualmente) que, si la llevaras a cabo de forma consistente crearía un cambio positivo en tu vida personal?
• ¿Qué actividad podrías comenzar a hacer que te podría crear resultados similares en tu vida profesional?

El tercer hábito es la culminación de los hábitos uno y dos. El primer hábito nos dice: “tú eres el programador”. Tú estás a cargo. Nos invita a darnos cuenta, que a pesar del tipo de programa que tengamos actualmente, todos tenemos la habilidad de cambiarlo. Que podemos actuar en la forma en la que decidamos. El segundo hábito nos reta a diseñar el programa. La habilidad humana de poder imaginar el futuro que nos gustaría construir. De dedicar el tiempo a pensar en los valores y el carácter que queremos construir. El tercer hábito es la creación física de lo que imaginamos en nuestro segundo hábito. Es la realización del hábito uno y dos. Es el ejercer nuestra fuerza de voluntad para vivir una vida de acuerdo a nuestros principios. Es el día a día. Son las acciones que debemos llevar a cabo para construir lo que diseñamos en los hábitos uno y dos.

Los primeros dos hábitos son esenciales para el tercer hábito. No podemos vivir una vida de principios si primero no reconocemos nuestra habilidad de decidir nuestras acciones y después diseñamos nuestros objetivos. El tercer hábito nos habla de las acciones que debemos llevar a cabo día a día para lograr nuestros objetivos del segundo hábito. Para lograr lo que nos propusimos en el segundo hábito debemos ser efectivos administrando nuestro tiempo para llevar a cabo las actividades que contribuyan de la mejor manera en alcanzar nuestros objetivos. El poder reconocer qué actividades son prioritarias y llevarlas a cabo día a día es la clave del tercer hábito.

Para identificar qué actividades nos ayudan a construir nuestros objetivos es importante reconocer el diferente tipo de actividades que podemos llevar a cabo. Básicamente, todos nosotros pasamos nuestro tiempo en una de cuatro actividades. Los dos factores que definen una actividad es la urgencia y la importancia de la actividad. Urgente significa que la actividad requiere nuestra atención inmediata. Un teléfono que suena es urgente. Un bebé que llora es urgente. Importante, tiene que ver con resultados. Si algo es importante, quiere decir que contribuye a tu misión, a tu propósito, a tus valores y a tus metas prioritarias.

Tómate unos minutos para observar los cuatro cuadrantes en la imagen. El primer cuadrante nos habla de actividades que son urgentes e importantes. Resultados importantes que requieren de nuestra atención inmediata. Normalmente llamamos a estas actividades “problemas” o “crisis”. Todos tenemos actividades del primer cuadrante. Pero muchas personas, pasan su vida en el primer cuadrante. Son administradores de crisis, personas que viven apagando fuegos. Para estas personas su único descanso está en el cuarto cuadrante. Está en actividades que no son importantes ni urgentes. Estas personas no se preocupan por llevar a cabo actividades del segundo cuadrante.

Otras personas pasan su vida en el tercer cuadrante. En actividades que son urgentes pero que no son importantes. Estas personas creen que las actividades que estan haciendo estan en el primer cuadrante. Pero la realidad es que la urgencia de estas actividades se centra en las prioridades y las expectativas de otros. Este tipo de personas que viven en el tercer y cuarto cuadrante viven vidas irresponsables.

Las personas efectivas no desperdician su tiempo en las actividades del tercer y cuarto cuadrante, porque aunque sean urgentes o no ellos saben que no son importantes. Estas personas también disminuyen la cantidad de tiempo que pasan en actividades en el primer cuadrante al pasar más tiempo en el segundo cuadrante.

Las actividades que se encuentran en el segundo cuadrante son el corazón de la efectividad personal. En este cuadrante están las actividades que aunque no son urgentes, son importantes. En este cuadrante encontramos actividades cómo construir relaciones, escribir nuestra misión personal, planear a largo plazo, hacer ejercicio, hacer mantenimiento preventivo, prepararnos, anticiparnos a problemas, estudiar y la lectura. Todas estas actividades que sabemos que necesitamos hacer, pero que de una u otra manera no llevamos a cabo porque estas actividades no son urgentes.

La gente efectiva no está enfocada en problemas, está enfocada en oportunidades. Alimentan a las oportunidades y anticipan los problemas. Piensan en prevenir. Las personas efectivas también tienen emergencias en el primer cuadrante que requieren de su atención inmediata, pero el número de estas actividades es relativamente pequeño. Todas sus actividades las llevan a cabo pensando en el segundo cuadrante.

Con esta imagen y los cuadrantes que describimos, reflexiona sobre tus respuestas a las preguntas que hicimos. ¿En qué cuadrante entrarían estas actividades? ¿Son urgentes? Si tuviera que adivinar, diría que las actividades que describiste están en el segundo cuadrante. Son actividades que son importantes, realmente importantes, pero que no son urgentes. Y porque no son urgentes, no las llevas a cabo.

En tu vida personal así como en tu vida profesional estoy convencido que si te preguntaras qué actividades se encuentran en el segundo cuadrante y cultivaras la proactividad para llevarlas a cabo encontrarías resultados asombrosos. Tu efectividad aumentaría dramáticamente. Tus problemas y crisis disminuirían en tamaño y en proporción porque estarías previniendo. Trabajando en construir. Llevando a cabo las actividades que evitan que los problemas se conviertan en una crisis. Para lograr este cambio, el primer paso que debes llevar a cabo es disminuir el tiempo que pasas en el tercer y cuarto cuadrante. No puedes ignorar las crisis del primer cuadrante, pero debes llevar a cabo estas actividades con un enfoque en el segundo cuadrante. Necesitas cultivar tu proactividad para aprender a decir que “no” a las actividades que no son importantes y decir que si a las que sí lo son.

Construir la visión que creamos en el segundo hábito es el reto más grande que todos tenemos. Pero también la tarea más gratificante que existe como ser humano. Cultiva tu proactividad para llevar a cabo tareas que son importantes y no urgentes. Pon estas tareas dentro de tu agenda semanal. Haz un hábito de planear a mediano plazo. Evalúa tu desempeño y trabaja en cada vez llevar a cabo más tareas del segundo cuadrante. Tu vida nunca será igual.

Siguientes pasos:

• Identifica una tarea que esté en el segundo cuadrante y que has ignorado en tu vida. Una tarea que podría tener un impacto significativo y positivo en tu vida. Ya sea en lo personal o profesional. Escribe esta tarea y comprométete a crear un hábito de ella.
• Dibuja la matriz de administración del tiempo que describimos. Reflexiona sobre el tiempo que pasas en cada uno de los cuadrantes. Ahora durante tres días escribe el tiempo que pasas en todas tus actividades. ¿Qué tan buena fue tu estimación? ¿Estás satisfecho con la forma en la que pasas el tiempo en tus semanas? ¿Qué necesitas hacer para cambiar esto?
• Organiza tu semana. Comienza escribiendo tus metas y objetivos para la semana. Ahora diseña las actividades que necesitas llevar a cabo para lograr estas metas y ponlas dentro de tu calendario semanal. Comprométete a llevar estas actividades a cabo. Al final de la semana reflexiona si cumpliste con este plan. ¿Tuviste la proactividad y disciplina necesarias para lograr tus objetivos? ¿Pudiste llevar a cabo las tareas importantes pero no urgentes que necesitabas para lograr tus objetivos?
• Comprométete a planear tu semana. Crea una rutina donde cada semana planes y agendes tus metas semanales.