Siete Preguntas para una Comunicación Constructiva

Uno de los problemas más grandes que existen en las organizaciones es el de la comunicación. A medida que una organización crece, cada vez se vuelve más difícil comunicarnos de una forma constructiva que ayude a lograr los objetivos organizacionales y no de una forma destructiva que nos aleje de los objetivos organizaciones y nos lleve al descontento y la frustración entre los socios. En las últimas semanas he buscado herramientas que nos ayuden a comunicarnos de una manera más efectiva y he encontrado un proceso de comunicación que busca sacar lo mejor de cualquier comunicación que tengamos. El objetivo de este proceso es ayudarnos a descubrir lo que buscamos conseguir, el resultado que nos gustaría obtener de una situación y a obtenerlo en una forma que fortalezca nuestras relaciones con otros.

Mucha de la comunicación dentro de una organización se basa en alinear necesidades entre áreas, llegar a acuerdos sobre estas necesidades y en resolver obstáculos que surgen en el día a día. Desafortunadamente, en muchas ocasiones cuando nos comunicamos con otros, no lo hacemos con estos objetivo en mente. Presas por nuestras emociones, prejuicios o percepciones nos enfocamos en comunicar nuestros sentimientos y frustraciones. Esto no es efectivo en ayudarnos a conseguir lo que queremos y muchas veces solo logra ofender a la persona que esta recibiendo nuestro mensaje. Para contrarrestar esto, antes de comenzar mi comunicación con alguno de nuestros socios y especialmente cuando me siento frustrado, confundido y hasta enojado, busco responder una serie de preguntas que me ayudan a enfocarme y no dejar que mis emociones dicten mi comunicación. Las siente preguntas que me hago antes de comenzar mi comunicación con un socio son las siguientes:

• ¿Estoy dispuesto a aprender algo valioso de esta situación? ¿Estoy dispuesto a llevar a cabo alguna acción para mejorar la situación? En muchas ocasiones, la primera razón por la que nuestra comunicación es inefectiva es porque no estamos dispuestos a realmente tener una conversación con la otra persona. Nublados por nuestras emociones, queremos hacerle saber nuestra frustración al otro y no estamos dispuestos a ver la situación desde otra perspectiva. Al hacernos esta pregunta, nos podemos dar cuenta de este error.
• ¿Qué es lo que me molesta de esta situación? Es decir, ¿cuál es el significado que yo le estoy dando a lo ocurrido? Nuestra frustración ante una situación tiene que ver con el significado que le damos a lo ocurrido. Por ejemplo, cuando alguien llega tarde a una reunión el significado natural que le damos a esa situación es que la persona nos está faltando el respeto. Si nosotros creyéramos que la persona llegó tarde porque tuvo una emergencia, no tendríamos la misma molestia. Hacernos esta pregunta nos da la oportunidad de entender el significado que le estamos dando a la situación que nos molesta y las interpretaciones que estamos teniendo sobre el evento.
• ¿Es posible que el significado que le estoy dando a lo ocurrido no sea completamente cierto? ¿Es posible que no este notando algo? ¿Es posible que haya malinterpretado algo? Al hacer estas preguntas comenzamos a buscar alternativas a la interpretación del evento y la causa de nuestra molestia. Hacer esto nos ayuda a tratar de entender la perspectiva de la otra persona y a pasar de un regaño a una conversación con la otra persona.
• ¿Qué otro significado podría tener esto? ¿Hay algún otro significado más positivo que le podría dar a lo ocurrido? Antes de comunicarnos, es importante que comencemos a buscar significados que sean más positivos a lo que percibimos. A todos nos ha ocurrido que comencemos a cuestionar las acciones de alguien y lo acusemos de algo para después darnos cuenta de que cometimos un error en nuestro juicio. Al hacer estas preguntas, nos damos la oportunidad de ver otras posibilidades y evitar este error.
• ¿Qué necesitaría que ocurriera para que se resolviera mi molestia? Esta es una de las preguntas más importantes. Antes de comenzar a comunicarme con alguien debo de tener muy claro que es lo que estoy buscando resolver. Debo de entender perfectamente bien que es lo que me gustaría que ocurriera para resolver la causa de mi frustración. Si yo no puedo describir detalladamente esto, es casi imposible pensar que la otra persona lo va a poder descifrar.
• ¿Cómo podría comunicar mis necesidades en una forma que me ayude a fortalecer mi relación con la otra persona? ¿Cómo podría expresar mis necesidades sin ofender a la otra persona o que esta se sienta atacada? Lo que normalmente hace que tengamos una comunicación inefectiva son nuestras emociones. Muchas veces no nos tomamos el tiempo para reflexionar sobre la forma en la que nos estamos comunicando y el como estamos expresando nuestras necesidades. Al hacernos esta pregunta, buscamos reflexionar sobre las maneras en las que podemos comunicar nuestras necesidades sin ofender o herir al otro.
• ¿Qué es lo positivo de esto? ¿Si buscara algo positivo en lo ocurrido, que podría ser? Cada vez que tengamos algún inconveniente o molestia tenemos la oportunidad de crecer, desarrollarnos y fortalecer nuestras relaciones. Para lograr esto, necesitamos buscar lo positivo en lo que nos ocurre y tratar de sacarle el mayor provecho a cualquier situación. Hacernos esta pregunta nos invita a buscar como hacer de esta situación algo positivo y constructivo.

Todos los días, para lograr nuestros objetivos necesitamos comunicarnos con otros. Llevar a cabo este simple ejercicio me ha ayudado a tener conversaciones mucho más productivas con nuestros socios y llegar a soluciones mucho más rápido con ellos. Si aumentamos nuestra efectividad al comunicarnos, aumentará nuestra efectividad en todos los aspectos de nuestra vida. Comienza el hábito de utilizar este proceso antes de comenzar cualquier comunicación con otros y ve los resultados que te puede traer.

Siguientes pasos

Utiliza este pequeño proceso antes de comenzar alguna comunicación con alguno de tus socios. Tómate el tiempo para contestar estas siete preguntas. Ten la plática con tu socio. Al terminar la plática reflexiona sobre los resultados. ¿Cuál fue el mayor beneficio de utilizar este proceso? ¿Qué lograste conseguir que anteriormente te había costado trabajo? ¿Qué notaste de diferente en la forma en la que la otra persona reaccionó cuando utilizaste este proceso con ellos? Comienza a utilizar este pequeño proceso en tu comunicación diaria y ve como aumenta tu efectividad. No lo limites a cuestiones profesionales, inténtalo con tus amistades y relaciones. Te sorprenderá el impacto positivo que vas a tener.