La forma más rápida de aumentar tu productividad

A todos nos ha pasado. Llegamos a la oficina con las mejores intenciones para hacer una gran cantidad de tareas y de pronto sin saber cómo, ya nos dieron las seis de la tarde y no logramos lo que nos habíamos propuesto hacer en ese día. Es más, ni siquiera estamos seguros de en dónde se nos fue todo el día. Nos sentimos que no fuimos productivos durante el día y nuestra mente se encuentra agitada y muchas veces cansada. Para muchos nosotros, esta es la realidad de nuestro día a día.

Para atacar este problema, en ocasiones anteriores hemos escrito sobre la importancia de tener un propósito claro en nuestro día. Ponernos objetivos. Tener una rutina. El día de hoy, me gustaría compartir un pequeño truco que implemento todos los días para aumentar mi productividad. Este pequeño truco es mantener una bitácora de las actividades que llevo a cabo durante el día y el tiempo que le dedico a cada una de ellas.

Peter Drucker, el gurú de la gestión empresarial, sabiamente decía: “Lo que no se mide, no se administra”. Lo primero que debemos de administrar como líderes es nuestro tiempo. La mejor forma de comenzar a hacer esto es medir dónde estamos pasando la mayor parte de nuestro día.

Este hábito tiene dos reglas sencillas. La primera es que sólo se puede hacer una tarea a la vez. Es decir, si decidimos que vamos a estar contestando correos, nos comprometemos a solamente contestar correos. No hablamos en el teléfono mientras contestamos correos, o buscamos algo en internet mientras contestamos correos. Durante un periodo específico de tiempo, solamente llevamos a cabo una tarea. La segunda regla es que al terminar la tarea o cuando se haya terminado el tiempo que dedicamos a la tarea, nos tomamos unos segundo para en una hoja de papel escribir el tiempo que pasamos en la tarea y lo que logramos en ese tiempo. Listo. Eso es todo.

¿Por qué es tan efectivo este hábito aumentando nuestra productividad? Primero, al ponernos un límite sobre el tiempo que decidimos pasar en una tarea es mucho más probable que la llevemos a cabo. Por ejemplo, imaginemos que tengo como entregable en mi semana realizar el manual de un proceso. Esta es una tarea compleja que va a requerir varias horas para completarse. La mayor parte de nosotros buscamos atacar esta tarea en algún espacio de tiempo que tengamos sin interrupción. El problema es que todos los días comenzamos con una buena intención de llevar a cabo esta tarea, pero todos los días tenemos pendientes “urgentes” que necesitan nuestra atención y antes de darnos cuenta se nos acabó nuestro día y no avanzamos en este objetivo. ¿Cómo nos ayuda el método que acabo de describir? ¿Qué pasaría si en vez de decir, voy a terminar el manual, nos pusieramos como objetivo, voy a trabajar media hora en el manual? Lo más probable es que lleve a cabo esta tarea. Y sin darme cuenta si hago esto repetidamente durante una semana, es muy probable que termine esa tarea. Al llevar un registro de nuestras actividades diarias, estamos dejando de “reaccionar” a lo que nos ocurre día a día y en vez de eso comenzamos a enfocarnos en construir lo que queremos.

El segundo gran beneficio de este hábito es que pone un enfoque real sobre el tiempo que pasas en una tarea. ¿No te ha pasado que te propones contestar un correo y sin darte cuenta pasó una hora y no hiciste mucho? ¿Qué pasa cuando en vez de simplemente ponerme a contestar un correo se que voy a tener que escribir el tiempo que pase llevando a cabo esa actividad? Me enfoco en llevarla a cabo de forma eficiente sin perderme en distracciones como meterme a Facebook, o leer las noticias. El resultado, logro llevar a cabo la tarea en mucho menos tiempo del que anteriormente me llevaba. Al hacer esto, estamos multiplicando nuestra efectividad durante el día.

Muchos de nosotros, no logramos lo que nos proponemos todos los días. Los días pasan y simplemente parece que el tiempo se nos escapa de nuestras manos. El llevar una bitácora de nuestras actividades diarias es la forma más fácil y efectiva que he encontrado de multiplicar mi productividad y terminar mis días sintiéndome mucho más motivado y con un sentimiento de logro personal.

Comprométete a llevar a cabo este pequeño hábito por una semana completa. Al terminar la semana tomate unos minutos para ver todas las actividades que llevaste a cabo. Te garantizo que no solamente habrás logrado aumentar tu productividad sino que además de esto te sentirás mucho mejor contigo mismo.