Fondo no forma

La mayor parte de las organizaciones exitosas no son exitosas debido a que descubrieron algún proceso mágico o encontraron alguna bala de plata para resolver todos sus problemas. No, la base del éxito de la mejores organizaciones está en su enfoque en el fondo y no en la forma de los procesos. Enfocarse en el fondo y no en la forma de las cosas quiere decir que como organización se cultiva una actitud de entender el por qué y el para qué y en lograr el objetivo esperado de los procesos. No en sólo “hacer el trabajo”.

Por ejemplo, dentro de Podemos Progresar, uno de nuestros procesos habla de la importancia de hacer sentir a nuestras integrantes especiales y valoradas a través de una llamada de felicitación el día de su cumpleaños. La forma de este proceso es hacer una llamada telefónica para felicitar a nuestra integrante. El fondo, es que a través de esta llamada telefónica, podamos transmitirle a nuestra integrante un agradecimiento y apreciación sincera por ser parte de Podemos Progresar. Que hagamos sentir a la integrante valorada y reconocida. Que le alegremos su día y que consigamos que después de terminar la llamada ella diga, “Wow, no me esperaba esta sorpresa”. Todo esto conforma el para qué de este proceso y el objetivo esperado del mismo.

Si analizamos esto, en los dos casos se está llevando a cabo el mismo proceso. Pero el resultado e impacto de este proceso es completamente diferente cuando nos enfocamos en el fondo y no sólo en la forma. Esa es la diferencia entre el fondo y la forma. Cuando los socios de una organización se enfocan en la forma de los procesos, se trabaja para completar tareas. Cuando los socios se enfocan en el fondo de los procesos, se trabaja en tener un impacto positivo y cumplir con los objetivos de la organización.

Un proceso muy importante en nuestra organización es las visitas o seguimiento semanal a nuestras integrantes para ver cómo están y cómo va avanzando su grupo. La forma de este proceso es que nuestro Coordinador de Emprendedoras se presente semanalmente en el lugar y a la hora de reunión de nuestros grupos o envíe un mensaje al grupo para ver cómo está. El fondo de este proceso es que a través de la asistencia o seguimiento de nuestro Coordinador de Emprendedoras logremos no solo garantizar que la metodología del crédito se esté llevando a cabo; y en caso de que esto no ocurra retroalimentar al grupo al respecto, sino que además, estemos logrando reforzar la cultura y los valores de Podemos Progresar con nuestras integrantes. Si los socios se enfocan en cumplir con el fondo de una tarea, se entiende el por qué y para qué de la tarea. Alineamos las metas entre los socios y hacemos más fácil la colaboración.

Si solamente buscamos la forma de un proceso, es fácil caer en desviaciones y en la búsqueda de atajos que comprometen los resultados. Por ejemplo, si no entendemos el fondo del proceso de la visita o seguimiento semanal, es fácil creer que lo único que tenemos que lograr semanalmente es asegurar que el pago se haya realizado en tiempo. Para hacer esto, no es necesario visitar o dar seguimiento a un grupo. Podemos verificar que el pago se haya realizado a través del sistema de cartera. El problema de esto, es que si repetidamente solamente verificamos que el pago se haya realizado en tiempo y no estamos al pendiente de nuestras integrantes, no sabemos nada sobre la metodología del crédito ni estamos reforzando la cultura y los valores de la organización en el grupo solidario. Este enfoque en la forma nos lleva a que nuestras integrantes no tengan lealtad con nosotros y pierdan parte de su compromiso. Cuando un grupo tiene problemas y cae en atraso es difícil reaccionar a esta situación. No entendemos lo que ocurrió y las acciones que llevemos a cabo van a ser reactivas en vez de ser preventivas. Esta situación que no se atendió a tiempo se convierte en un problema y el costo para la organización es alto.

La forma es cumplir con la tarea. El fondo, es cumplir con el propósito de la tarea.

Hacer la forma de los procesos es uno de los síntomas más comunes de organizaciones en decadencia. Organizaciones que están llenas de procesos que al hacerse solamente de forma no aportan valor a los resultados. En estas organizaciones, todos los miembros de la organización “están trabajando” y muchas veces “trabajan” largas jornadas. Pero este trabajo no esta contribuyendo a los resultados que necesita la organización. Es decir, el trabajo se hace simplemente para cumplir con la tarea y no tomando en consideración el propósito de la tarea. Al no conseguirse los resultados deseados, este “trabajo” realmente no fue productivo.

Por el contrario, cuando los socios de una organización trabajan en el fondo y no en la forma de las cosas, las organizaciones logran grandes cosas. Se logran objetivos consistentes, se trabaja en la mejora continua, se otorga un excelente servicio a los clientes y en general la organización se vuelve exitosa. El éxito de una organización no depende de recetas secretas ni de fórmulas mágicas. El éxito de una organización es muy sencillo. Socios que día a día cumplan con sus responsabilidades de fondo y no solamente de forma. Esa es la gran diferencia entre las organizaciones. Fondo no forma. Ahí está el éxito.

Siguientes pasos

Tómate unos minutos para reflexionar sobre tus responsabilidades. Saca una hoja de papel y escribe las mismas. Ahora escribe cuál es el fondo de cada una de esas responsabilidades. ¿Estás logrando el fondo de las responsabilidades o sólo la forma? ¿Estamos simplemente llevando a cabo procesos o estamos cumpliendo con el propósito de estos procesos? ¿Entiendes el por qué y el para qué de todos los procesos que llevas a cabo? ¿Identificas procesos que se están haciendo de forma? Enfócate en un pequeño cambio que podrías hacer para conseguir el fondo y no sólo la forma de alguna tarea. Ve la diferencia en los resultados que obtienes cuando logras el fondo y no sólo la forma. Trabaja en cultivar el fondo en todas tus responsabilidades. Te sorprenderá los resultados que obtendrás.