Disciplina 2: Actuar sobre las medidas de predicción— Serie 4DX

En esta serie cubriremos los aprendizajes más importantes del libro Las 4 Disciplinas de la Ejecución de Sean Covey. Este libro y sus enseñanzas nos están ayudando a enfocarnos como organización en alcanzar nuestras Metas Crucialmente Importantes.

Los equipos que logran mantenerse con un alto cumplimiento y una mejora continua invierten su esfuerzo en las pocas actividades que tienen el mayor impacto en sus Metas Crucialmente Importantes (MCIs). A estas actividades las llamamos Medidas de Predicción. Enfocarse en las medidas de predicción es el secreto de la excelencia de la ejecución. A diferencia de las medidas históricas, aquellas que indican si se alcanzó una meta, las medidas de predicción nos indican la probabilidad de que logremos el objetivo que nos planteamos. Las medidas de predicción nos sirven para monitorear las actividades que influyen de forma directa en las MCIs.

La Disciplina 2 trata de influencia. Las medidas de predicción son la forma de “medir” las actividades que tienen mayor influencia sobre la meta crucialmente importante. La Disciplina 1 se encarga de establecer la Meta Crucialmente Importante para la organización y desglosarla en objetivos específicos y medibles hasta que cada equipo tenga MCIs propias sobre las cuáles pueden actuar. La Disciplina 2 define las acciones que en conjunto ayudan a alcanzar este objetivo. Las MCIs se denominan medidas históricas debido a que indican si una meta ha sido alcanzada pero siempre señalan un resultado que se consiguió como consecuencia de otras acciones. Es decir, al momento de obtener estas medidas los resultados ya no se pueden cambiar. Son historia. La fórmula de X a Y en tal plazo de una MCI nos da como resultado una medida histórica.

Las medidas de predicción son diferentes, anticipan el resultado. Para que una medida sea considerada de predicción debe de cumplir con dos características primordiales. La primera es que debe de ser predictiva. Es decir, es posible anticipar que si cambia, los indicadores históricos también lo harán. La segunda es que deben de ser influenciables por el equipo. Esto implica que un grupo de trabajo puede establecer una medida de predicción sin depender de otros equipos. Al llevar a cabo la Disciplina 2 creamos estas medidas de predicción que si actuamos sobre ellas se convertirán en nuestro motor para alcanzar la MCI que nos hayamos propuesto.

Actuar sobre las medidas de predicción es esencial para un desempeño sobresaliente, pero también creemos que representa el aspecto más complejo al instalar las 4DX dentro de un equipo. Esto debido a tres retos importantes:

• Las medidas de predicción pueden ir en contra de la intuición. La mayor parte de los líderes se enfocan en las medidas históricas, o resultados finales. Este enfoque es natural, pero es imposible actuar sobre una medida histórica porque está en el pasado.
• Las medidas de predicción son difíciles de monitorear. Se trata de medir comportamientos nuevos y diferentes. Analizar conductas es mucho más complicado que analizar resultados. En la mayor parte de las organizaciones no existen sistemas disponibles para evaluar las medidas de predicción y es común que estos tengan que ser inventados al implementar las 4DX.
• Con frecuencia, las medidas de predicción parecen demasiado simples. Éstas requieren concentración precisa en ciertos comportamientos que pueden parecer insignificantes (aunque no lo son), en particular para las personas que no conocen a detalle las funciones de un equipo.

Seleccionar una buena medida de predicción requiere un pensamiento analítico sobre las MCIs de un equipo. Debemos entender a la perfección lo que se requeriría para lograr esta meta y en base a ello comenzar a entender los comportamientos que el equipo controla que influyen en que esta meta se pueda completar exitosamente. Para seleccionar medidas de predicción efectivas se recomienda seguir los siguientes pasos:

• Paso 1: Considere las posibilidades. Para escoger buenas medidas de predicción lo primero que debemos de hacer es llevar a cabo una lluvia de ideas sobre las mismas. En vez de tratar de escoger rápidamente, el objetivo será generar el mayor número de ideas posibles. Para identificar buenas medidas de predicción es útil hacernos las siguientes preguntas: ¿Qué podemos hacer, que no hayamos hecho antes, para lograr la MCI? ¿Cuáles son las virtudes del equipo que podemos utilizar como palancas para mover la MCI? ¿Qué comportamientos son los que garantizan nuestros resultados? ¿Qué comportamientos vemos en los miembros exitosos del equipo que otros miembros no llevan a cabo? ¿Qué debilidades nos han impedido alcanzar la MCI en el pasado? ¿Qué tendríamos que hacer para vencer a estas debilidades?
• Paso 2: calificar según el impacto. Una vez que tengamos una lista preliminar de posibles medidas de predicción, debemos identificar cuáles tienen el mayor potencial para impactar la MCI del equipo. La mejor forma de hacer esto es evaluar una a una contra el impacto que tiene para la MCI.
• Paso 3: poner a prueba las mejores ideas. Una vez que hayamos identificado unas cuantas medidas de predicción altamente influyentes, hagámonos las siguientes preguntas para probarlas: ¿Es predictiva? ¿Es influenciable? ¿Se trata de un proceso continuo, o es algo que haríamos solo una vez? ¿Todos en el equipo pueden participar en esta medida? ¿Se puede medir? ¿Vale la pena medirla? Estas preguntas nos ayudarán a clarificar cuales son las medidas de predicción que más impacto tendrán en conseguir nuestra MCI.
• Paso 4: definir las medidas de predicción. Una vez que hayamos hecho este proceso estamos listos para definir nuestras medidas de predicción. Es importante tomar en consideración que una buena medida de predicción debe de poderse medir en intervalos fijos. Como mínimo semanalmente. Los miembros del equipo deben tener a la vista los resultados de las medidas de predicción actualizados por lo menos una vez a la semana con el fin de elevar su nivel de compromiso y responsabilidad. Si esto no sucede, el equipo perderá interés.

El producto final de la Disciplina 2 es una pequeña serie de medidas de predicción que moverán las medidas históricas de la MCI. Lograr definir estas medidas es un logro importante para los equipos ya que estos no solo cuentan con MCIs claras y con una línea de meta definida, sino también con una serie de medidas de predicción diseñadas con cuidado para alcanzar dicha MCI. Esto otorga la claridad al equipo sobre lo que tienen que llevar a cabo y pone las bases para las siguientes disciplinas.